Préambule
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme VitalTeam (ci-après la « Plateforme »), éditée par la société Vital Projects Solutions SRL, dont le siège social est situé au 6, chemin du Cyclotron à 1348 Louvain-La-Neuve, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0712.624.570 (ci-après l'« Éditeur »).
VitalTeam est une plateforme en mode SaaS (Software as a Service) qui accompagne les organisations (PME, associations, écoles) dans la gestion du développement professionnel de leurs collaborateurs. Sa spécificité est l'inclusion des équipes terrain — collaborateurs ne disposant pas d'adresse email professionnelle ni de poste informatique — via des interfaces tactiles (bornes, tablettes) et une application web progressive (PWA), permettant des interactions en moins de 3 minutes, sans email et sans PC.
L'utilisation de la Plateforme implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. L'Utilisateur est invité à lire attentivement les présentes CGU avant toute utilisation de la Plateforme.
Article 1 – Définitions
Les termes définis ci-dessous auront la signification suivante dans les présentes CGU :
- « Abonnement » désigne le contrat souscrit par l'Organisation auprès de l'Éditeur pour accéder aux Services de la Plateforme selon un forfait déterminé.
- « Admin Organisation » désigne l'Utilisateur disposant des droits d'administration sur l'Organisation au sein de la Plateforme.
- « Admin Entité » désigne l'Utilisateur disposant des droits d'administration sur une ou plusieurs Entités au sein de l'Organisation.
- « Collaborateur » désigne tout Utilisateur membre d'une Organisation ayant accès à la Plateforme.
- « Compte » désigne l'espace personnel de l'Utilisateur sur la Plateforme, identifié par un identifiant unique propre au mode d'accès (adresse email, matricule ou code d'authentification simplifié). Un même Compte peut être rattaché à une ou plusieurs Organisations.
- « Données » désigne l'ensemble des informations et contenus saisis, téléchargés ou générés par les Utilisateurs sur la Plateforme.
- « Données transversales » désigne les données du Compte qui ne sont pas liées à une Organisation spécifique et qui restent accessibles à l'Utilisateur quelle que soit l'Organisation active. À la date des présentes, seul le portfolio professionnel constitue une donnée transversale.
- « Entité » désigne une unité organisationnelle (équipe, département, service, etc.) au sein de l'Organisation.
- « Forfait » désigne le niveau de service souscrit par l'Organisation, définissant les modules et fonctionnalités accessibles ainsi que le nombre maximum d'Utilisateurs.
- « Mode simplifié » désigne le mode d'accès à la Plateforme via une interface tactile (borne ou tablette partagée) avec authentification par code personnel, destiné aux Utilisateurs ne disposant pas d'adresse email professionnelle.
- « Modules » désigne les fonctionnalités disponibles sur la Plateforme (gestion des rôles, objectifs, feedback, formations, entretiens, enquêtes, travail collaboratif, réunions, compétences, etc.).
- « Organisation » désigne l'entité (société, association, établissement scolaire, etc.) ayant souscrit un Abonnement à la Plateforme.
- « Plateforme » désigne l'application web VitalTeam accessible à l'adresse www.vitalteam.io et ses sous-domaines, y compris l'application web progressive (PWA) déployée sur les terminaux de l'Organisation.
- « Portfolio » désigne l'espace personnel transversal de l'Utilisateur, contenant des éléments de développement professionnel qui suivent l'Utilisateur indépendamment de son rattachement à une ou plusieurs Organisations.
- « Rôle » désigne une fonction ou responsabilité attribuée à un Collaborateur au sein d'une Entité.
- « Services » désigne l'ensemble des fonctionnalités et services proposés par la Plateforme.
- « Terminal partagé » désigne un équipement informatique (borne tactile, tablette) mis à disposition par l'Organisation pour permettre l'accès en Mode simplifié.
- « Utilisateur » désigne toute personne physique disposant d'un Compte sur la Plateforme, que ce Compte soit associé à une adresse email, à un matricule ou à un code d'authentification simplifié.
Article 2 – Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme VitalTeam par les Utilisateurs.
La Plateforme propose notamment les Services suivants :
- Gestion de la structure organisationnelle (entités, organigrammes)
- Co-construction et gestion des fiches de rôles et compétences
- Gestion des objectifs (OKR) et suivi de l'avancement
- Système de feedback, évaluations et enquêtes de satisfaction
- Gestion des entretiens de développement professionnel (EDP) et des plans de développement des compétences (PDCP)
- Observations en classe et portfolio professionnel (module enseignement)
- Catalogue de formations, sessions, inscriptions et évaluations
- Gestion du travail collaboratif
- Gestion des réunions et comptes-rendus
- Plan de développement individuel et gestion des compétences
- Signature électronique de documents
- Génération de rapports et tableaux de bord
Article 3 – Accès à la Plateforme
3.1 Prérequis techniques
L'accès à la Plateforme nécessite une connexion internet et un navigateur web compatible. L'Utilisateur est seul responsable de son équipement informatique et de sa connexion internet.
3.2 Modes d'accès
La Plateforme est accessible selon deux modes :
- Mode standard : accès depuis un navigateur web sur un poste de travail (PC, laptop, smartphone) avec authentification par email et mot de passe (ou SSO).
- Mode simplifié : accès depuis un Terminal partagé (borne tactile, tablette de service) avec authentification par code personnel. Ce mode est destiné aux collaborateurs ne disposant pas d'adresse email professionnelle ni de poste informatique individuel (équipes terrain, production, logistique, etc.). L'interface est adaptée pour des interactions rapides (moins de 3 minutes).
3.3 Disponibilité
L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Toutefois, l'accès à la Plateforme peut être temporairement suspendu pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou en cas de force majeure.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des interruptions de service ou des dysfonctionnements indépendants de sa volonté.
Article 4 – Inscription et Compte Utilisateur
4.1 Création d'un Compte
L'accès aux Services nécessite la création d'un Compte. L'inscription peut s'effectuer soit par création d'une nouvelle Organisation, soit par invitation d'un Admin Organisation existant.
L'identifiant unique du Compte dépend du mode d'accès :
- Mode standard : l'adresse email constitue l'identifiant unique. Lors de l'inscription, l'Utilisateur doit fournir des informations exactes et complètes, notamment : prénom, nom et adresse e-mail professionnelle.
- Module enseignement (écoles FWB) : le numéro de matricule délivré par la Fédération Wallonie-Bruxelles constitue l'identifiant unique. Cet identifiant permet le rattachement d'un même Utilisateur à plusieurs établissements scolaires.
- Mode simplifié : le Compte est créé par l'Admin Organisation. L'Utilisateur s'identifie via un code d'authentification personnel. Aucune adresse email n'est requise. L'Admin Organisation est responsable de la communication du code à l'Utilisateur concerné.
4.2 Rattachement à plusieurs Organisations
Un Utilisateur peut être rattaché à plusieurs Organisations simultanément. L'Utilisateur peut basculer d'une Organisation à l'autre depuis l'interface de la Plateforme.
Règles de cloisonnement :
- Les Données saisies dans le cadre d'une Organisation sont exclusivement accessibles au sein de cette Organisation. L'Utilisateur ne peut pas consulter les Données d'une Organisation depuis l'espace d'une autre Organisation.
- Exception : les Données transversales (portfolio professionnel) restent accessibles à l'Utilisateur quelle que soit l'Organisation active. Le portfolio est la propriété de l'Utilisateur et le suit en cas de départ d'une Organisation.
Chaque Organisation conserve la maîtrise des Données qui la concernent, y compris les droits d'accès, la gestion des comptes et l'éventuelle suppression des Données de ses collaborateurs, indépendamment des autres Organisations auxquelles l'Utilisateur est rattaché.
4.3 Confidentialité des identifiants
L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion (mot de passe, code d'authentification simplifié). Tout accès à la Plateforme effectué à l'aide de ses identifiants est réputé avoir été effectué par l'Utilisateur lui-même.
En cas de perte ou de compromission de ses identifiants, l'Utilisateur doit en informer immédiatement l'Admin Organisation ou l'Éditeur via l'adresse support@vitalteam.io.
En Mode simplifié, des mesures de sécurité complémentaires sont mises en œuvre : déconnexion automatique après inactivité, restriction des fonctionnalités accessibles depuis le Terminal partagé.
4.4 Profils et droits d'accès
La Plateforme distingue plusieurs profils d'Utilisateurs avec des droits différenciés :
- Collaborateur standard : accès à ses propres données et aux fonctionnalités définies par l'Organisation
- Admin Entité (manager) : accès aux données des collaborateurs de son entité
- Admin Organisation (RH, direction) : accès à l'ensemble des données et à la configuration de la Plateforme
- Utilisateur en Mode simplifié : accès restreint aux fonctionnalités adaptées à l'interface tactile
Pour les établissements d'enseignement, des profils spécifiques sont également disponibles : Observateur (accès en lecture seule) et PO (Pouvoir Organisateur).
Lorsqu'un Utilisateur est rattaché à plusieurs Organisations, ses droits sont déterminés indépendamment au sein de chaque Organisation. Un Utilisateur peut disposer de droits différents selon l'Organisation active.
Article 5 – Abonnement et Tarification
5.1 Forfaits
L'accès aux Services est conditionné à la souscription d'un Abonnement par l'Organisation. Différents Forfaits sont proposés, définissant les Modules accessibles et le nombre maximum d'Utilisateurs autorisés.
5.2 Période d'essai
Une période d'essai gratuite d'une durée minimale de quatorze (14) jours peut être accordée lors de la création d'une nouvelle Organisation. La durée exacte et les conditions de cette période d'essai sont définies par accord entre l'Organisation et l'Éditeur.
5.3 Modification de l'Abonnement
L'Admin Organisation peut à tout moment modifier le Forfait souscrit ou le nombre d'Utilisateurs. En cas d'upgrade, la différence est facturée au prorata pour la période en cours. En cas de downgrade, la modification prend effet à la période suivante.
5.4 Facturation
L'Abonnement est facturé annuellement, sauf accords spécifiques convenus avec l'Éditeur. Les factures sont émises et envoyées directement par l'Éditeur à l'Organisation selon les modalités définies lors de la souscription.
Article 6 – Utilisation de la Plateforme
6.1 Usages autorisés
L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination, à savoir la gestion organisationnelle, le développement des équipes et l'inclusion de l'ensemble des collaborateurs dans les processus RH, dans un cadre professionnel.
6.2 Usages prohibés
Il est strictement interdit d'utiliser la Plateforme pour :
- Toute activité illicite ou contraire aux bonnes mœurs
- Porter atteinte aux droits de tiers, notamment aux droits de propriété intellectuelle
- Tenter d'accéder de manière non autorisée aux systèmes ou données de l'Éditeur
- Introduire des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant
- Contourner les mesures de sécurité de la Plateforme
- Utiliser des robots ou des procédés automatisés d'extraction de données
- Collecter des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD via les champs personnalisés de la Plateforme (données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, données biométriques, etc.)
- Exploiter le rattachement à plusieurs Organisations pour accéder à des Données auxquelles l'Utilisateur n'a pas droit, ou transférer des Données d'une Organisation vers une autre sans l'accord des Organisations concernées
Article 7 – Données et Contenus
7.1 Propriété des Données
L'Organisation demeure propriétaire de l'ensemble des Données qu'elle et ses Utilisateurs saisissent sur la Plateforme dans le cadre de cette Organisation. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Données.
Les Données transversales (portfolio professionnel) sont la propriété de l'Utilisateur. En cas de départ d'une Organisation, l'Utilisateur conserve l'accès à son portfolio via ses autres rattachements ou via un Compte individuel.
7.2 Licence d'utilisation
L'Organisation concède à l'Éditeur une licence non exclusive d'utilisation des Données pour les seuls besoins de la fourniture des Services, notamment l'hébergement, l'affichage et le traitement technique des Données.
7.3 Responsabilité des contenus
L'Utilisateur est seul responsable des contenus qu'il publie sur la Plateforme. Il garantit que ces contenus ne portent pas atteinte aux droits des tiers et sont conformes à la réglementation en vigueur.
Article 8 – Propriété Intellectuelle
8.1 Droits de l'Éditeur
La Plateforme, son architecture, ses fonctionnalités, son design, ses codes sources, ses bases de données ainsi que tout élément graphique ou textuel sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants.
La marque VitalTeam et son logo sont des marques déposées. Toute reproduction, représentation ou utilisation non autorisée est interdite.
8.2 Licence d'utilisation de la Plateforme
L'Éditeur concède à l'Utilisateur un droit d'utilisation non exclusif, personnel et non transférable de la Plateforme pour la durée de l'Abonnement. Ce droit est limité à l'accès et l'utilisation des Services dans le cadre de l'activité professionnelle de l'Organisation.
Article 9 – Protection des Données Personnelles
9.1 Traitement des données
L'Éditeur s'engage à traiter les données personnelles des Utilisateurs conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
9.2 Finalités du traitement
Les données personnelles collectées sont traitées aux fins de fourniture des Services, gestion des Comptes, amélioration de la Plateforme et communication avec les Utilisateurs. Le détail des finalités est décrit dans la Politique de confidentialité.
9.3 Sous-traitance
L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant des données personnelles pour le compte de l'Organisation, responsable de traitement. Un Accord de Traitement des Données (DPA), annexé au contrat d'abonnement, détaille les obligations respectives des parties conformément à l'article 28 du RGPD.
En cas de rattachement d'un Utilisateur à plusieurs Organisations, chaque Organisation est responsable de traitement pour les Données saisies dans son périmètre. Les Données transversales (portfolio) relèvent de la responsabilité conjointe de l'Éditeur et de l'Utilisateur.
9.4 Droits des personnes
Conformément à la réglementation applicable, les Utilisateurs disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité de leurs données ainsi que d'un droit d'opposition.
L'Organisation étant responsable de traitement, les demandes d'exercice des droits doivent en principe être adressées à l'Organisation. VitalTeam assistera l'Organisation dans le traitement de ces demandes.
Pour les Utilisateurs en Mode simplifié (sans adresse email), les demandes peuvent être relayées par l'Admin Organisation.
Contact : privacy@vitalteam.io
Autorité de contrôle : Autorité de protection des données belge (www.autoriteprotectiondonnees.be)
9.5 Sécurité
L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles contre tout accès non autorisé, altération ou destruction. Le détail des mesures de sécurité est décrit dans la Politique de confidentialité et le DPA.
Le cloisonnement des Données entre Organisations est garanti au niveau de l'architecture de la Plateforme (isolation multi-tenant au niveau de la base de données).
Article 10 – Responsabilité
10.1 Responsabilité de l'Éditeur
L'Éditeur s'engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l'art. Sa responsabilité est limitée à une obligation de moyens.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, tels que la perte de données, le manque à gagner ou la perte de chance, résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser la Plateforme.
10.2 Responsabilité de l'Utilisateur
L'Utilisateur est responsable de l'utilisation qu'il fait de la Plateforme et des Données qu'il y publie. Il garantit l'Éditeur contre tout recours de tiers résultant de l'utilisation non conforme de la Plateforme.
L'Organisation est responsable de la mise à disposition et de la sécurisation des Terminaux partagés utilisés en Mode simplifié (mise à jour du navigateur, verrouillage physique, emplacement approprié).
10.3 Force majeure
L'Éditeur ne pourra être tenu responsable en cas de non-exécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure tel que défini par le droit belge et la jurisprudence des tribunaux belges.
Article 11 – Durée et Résiliation
11.1 Durée
Les présentes CGU entrent en vigueur dès l'acceptation par l'Utilisateur et demeurent applicables pendant toute la durée d'utilisation de la Plateforme.
11.2 Résiliation par l'Organisation
L'Admin Organisation peut résilier l'Abonnement à tout moment depuis l'interface de gestion. La résiliation prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours. Aucun remboursement des sommes déjà versées n'est dû.
11.3 Résiliation par l'Éditeur
L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès d'un Utilisateur ou d'une Organisation en cas de manquement grave aux présentes CGU, notamment en cas d'utilisation frauduleuse ou illicite de la Plateforme.
11.4 Conséquences de la résiliation
En cas de résiliation, l'Organisation dispose d'un délai de six (6) mois pour exporter ses Données depuis la Plateforme ou via une demande auprès du support.
Passé ce délai, l'Éditeur procède à la suppression définitive des Données de l'Organisation, y compris les sauvegardes. Un certificat de destruction peut être fourni sur demande.
La résiliation d'un Abonnement par une Organisation n'affecte pas le rattachement de l'Utilisateur à ses autres Organisations, ni l'accès à ses Données transversales (portfolio).
Article 12 – Modifications des CGU
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur la Plateforme.
En cas de modification substantielle, les Utilisateurs seront informés par notification sur la Plateforme ou par e-mail au moins quinze (15) jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles CGU.
La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU.
Article 13 – Support et Assistance
13.1 Service de support
L'Éditeur met à disposition un service de support intégré directement dans l'application (Product Fruits), permettant aux Utilisateurs de signaler des incidents ou de poser des questions depuis la Plateforme.
13.2 Journaux de connexion et d'activité
À des fins de support technique et de sécurité, l'Éditeur conserve des journaux (logs) enregistrant les connexions et les actions des Utilisateurs sur la Plateforme, notamment les accès « Se connecter comme » (switch user) effectués par l'équipe de support dans le cadre des opérations de maintenance.
Ces journaux permettent à l'Éditeur d'assurer le diagnostic des incidents, la résolution des problèmes techniques et la traçabilité des opérations. Ils sont conservés pendant une durée maximale de douze (12) mois et ne sont utilisés qu'aux fins précitées, dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données.
Article 14 – Droit Applicable et Juridiction
14.1 Droit applicable
Les présentes CGU sont régies par le droit belge.
14.2 Règlement des litiges
En cas de litige relatif à l'interprétation ou l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, Belgique.
Article 15 – Dispositions Générales
15.1 Intégralité
Les présentes CGU constituent l'intégralité de l'accord entre l'Utilisateur et l'Éditeur concernant l'utilisation de la Plateforme.
15.2 Nullité partielle
Si une disposition des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeureraient en vigueur.
15.3 Renonciation
Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'un manquement aux présentes CGU ne saurait valoir renonciation au droit de s'en prévaloir ultérieurement.
Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez contacter l'Éditeur :
Vital Projects Solutions SRL6, chemin du Cyclotron
1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
Site web : www.vitalteam.io
Support : support.vitalteam.io
E-mail : info@vitalteam.io
Protection des données : privacy@vitalteam.io
Document mis à jour le 28/02/2026